Administratiu/va Obra zona de Girona

Funcions i requisits de la vacant

MISSIÓ:
Gestiona l'administració de les obres de la instal·ladora, controlant la documentació, costos i contractes. Donant suport a l’equip d’obra, coordina la comunicació amb les centrals, realitza el seguiment de dades als sistemes interns (CRM, Sharepoint, Datisa, PRESTO), prepara informes i tancaments econòmics, i organitza l’arxiu definitiu d’obra, assegurant una execució ordenada i eficient dels projectes.

FUNCIONS:
1. Controlar la documentació administrativa d’obra.
2. Realitzar comandes/contractes, registrar, controlar, arxivar i fer el seu seguiment.
3. Preparació de plantilla de valorades seguint la pauta de la comanda/contracte per l'equip d'obra.
4. Recopilar els albarans de proveïdors a carpetes digitals i adjuntar a les factures.
5. Recopilar el llibre mensual de l'encarregat d'obra i digitalitzar-lo a la carpeta corresponent. Sempre prèviament havent comprovat que està correctament omplert.
6. Registrar i controlar els costos de l’obra (factures, càrrecs interns, despeses varies, previsions i existències).
7. Realitzar previsions que facilita l'equip d'obra dels industrials/proveïdors al programa PRESTO.
8. Atendre telefònicament incidències de proveïdors.
9. Controlar fiances a companyies de serveis.
10. Responsabilitzar-se de l’arxiu de la documentació de l’obra.
11. Introduir les dades de pretancament (produccions i costos) consensuat amb l'equip d'obra a CRM.
12. Fer tancament mensual amb obra i en conseqüència quadrar presto/comptabilitat/CRM.
13. Omplir taula de diferències entre pretancament i tancament.
14. Facilitar el F32 i formulari a Departament administració per tramitar l'alta de proveïdor/Subcontracta al sistema de l'empresa.
15. Firmar les factures un cop entrades i quadrades amb el sistema de Sharepoint, Datisa i PRESTO. Fer el seguiment fins el pagament i reflectir perquè resten aturades sense pagament.
16. Quadrar certificacions CRM/presto.
17. Mantenir les dades de pressupost actualitzades a CRM.
18. Informar i facilitar les dades de costos de PostVenda a sistema i equip d'obra/Tècnic postvenda.
19. Mantenir els "hitos" de obra correctament omplerts a CRM o facilitar les dades a administració.
20. Realitzar el SIE (Sistema d’informació econòmic) de l’obra (entrada a CRM de dades i confeccionar informe).
21. Preparar els arxius PACMA i PGS de les obres adjudicades per entregar al Responsable del Gestor del Sistema i tenir a obra (en digital parcialment)
22. Facilitar la bona comunicació i gestió de documentació entre obra i les centrals.
23. Recopilar la documentació al finalitzar l’obra per l’arxiu definitiu d’obra.
24. Tramitar les despeses personals de l'equip d'obra cap a les centrals si ho requereix.
25. Altres funcions de similar naturalesa i qualificació relacionades amb el seu lloc de treball.

FORMACIÓ:
Cicle Formatiu de Grau Mitjà en Administració o similar.

Altres requeriments

Imprescindible residència a la provincia de Girona. Le sobres estan ubicades al litoral Gironí
Imprescindible carnet de cotxe i cotxe propi
No imprescindible experiència en obra però si treball diari a l'obra